Responsable: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA
Teléfono: (+57)316 041 41 80
Correo electrónico:lau@coffeesandstories.com
Página web: www.coffeesandstories.com
1.POLÍTICA: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA, establecerá las acciones, medidas, procedimientos y actividades de control y seguimiento. con el fin de dar un tratamiento adecuado a los datos personales de sus titulares, en cumplimiento del Compendio General, Normativo, Legal y Jurisprudencial de Protección de Datos Personales, y demás disposiciones complementarias que puedan proferirse al respecto.
2. NORMATIVIDAD: La presente política de Tratamiento de datos personales ha sido elaborada en virtud de lo establecido en la Constitución Política de Colombia y en especial su artículo 15, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto Único 1074 de 2015, Decreto 1759 de 2016 y demás cuerpos normativos que puedan complementarlos.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN y OBJETIVOS PRINCIPALES: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA, llevará a cabo la aplicación de estas políticas, frente a la información a la cual accede, recopila, almacena, utiliza, comparte actualiza, y en general de aquella información que supone tratamiento de datos personales, en el desarrollo de las actividades que se promueven en los diferentes canales de comunicación, redes sociales y/o plataformas digitales de Coffees & Stories, with Lau Perdomo.
En tal sentido, se recepcionarán aquellos datos (nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono , dirección , ciudad, código postal, información de métodos de pago) de las personas que visiten la página web, redes sociales y que puedan estar interesados en conocer más del contenido que allí se publique, dejar mensajes, preguntas o sugerencias, o en su defecto quieran adquirir productos, bienes y servicios que se puedan impulsar y/o promover por parte de Coffees & Stories, With Lau Perdomo.
De igual forma, se podrán publicar historias, entrevistas, artículos, enlaces y demás extractos informativos y comunicativos de aquellas personas naturales o jurídicas que previamente lo autorice.
En consecuencia la aplicación de esta política podrá girar en el ámbito contractual, extracontractual, de convenios e incluso emprendimientos que puedan correlacionarse en todos los espacios y medios tanto físicos como virtuales que genere Coffees & Stories, With Lau Perdomo.
4. DEFINICIONES y PRINCIPIOS: Conforme a las disposiciones normativas aplicables a la presente política de tratamiento de datos personales, se establecen los siguientes conceptos y/o definiciones:
4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
4.2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. En el aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto del Tratamiento.
4.4. Dato personal: Cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, relacionada por ejemplo con su nombre, edad, número de identificación, datos financieros, datos sensibles, factores específicos relacionados con sus características físicas, psicológicas, mentales, económicas, culturales o sociales y en general aquellos datos relativos a la persona Titular de los Datos, los cuales de forma separada o en conjunto permiten su identificación. Dicha información de conformidad con las disposiciones legales que regulan el presente asunto eventualmente puede estar sometida a reserva legal.
4.5. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
4.6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
4.7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertinencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (Características del cuerpo Humano, como el ADN, huella dactilar, retina y el iris de los ojos entre otros, únicos de cada ser humano para su identificación).
4.8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4.9 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad y forma como se hará la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
4.10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte del Responsable y el Encargado;
4.11. Trabajador: Toda Persona Natural que a través de un contrato de trabajo y/o vínculo laboral preste servicio a LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA y/o a Coffees & Stories, with Lau Perdomo.
4.12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos;
4.13 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.14. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4.15. Política de Tratamiento de la Información: Es la política que regirá el Tratamiento de los Datos Personales que haga EL RESPONSABLE y EL RESPONSABLE ENCARGADO de manera separada, documento que podrá ser consultado en la página web de cada sociedad o en los medios que cada uno disponga;
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales debe sujetarse a lo establecido en la legislación aplicable sobre la materia;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos i divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de las leyes aplicables y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no se publicarán en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad aplicable;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la legislación aplicable y en los términos de la misma.
6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA a través de los canales de comunicación, redes sociales, plataformas digitales y demás medios de difusión que emplee para Coffees & Stories, With Lau Perdomo podrá hacer uso de los datos personales para:
6.1 La correcta prestación de sus servicios, en el desarrollo de los objetivos y/o propósitos de Coffees & Stories, With Lau Perdomo, incluyendo en aquellos eventos dónde actúa como vendedor, cliente, socio, contratista, proveedor, entre otras calidades que pueda adquirir.
6.2 Conocer la opinión respecto de la calidad de los bienes, productos,y servicios prestados y/o suministrados, y así evaluar los mismos.
6.3 Cumplir general y específicamente las obligaciones legales y contractuales que le puedan asistir.
6.4 Llevar a cabo estudios, investigaciones, análisis e informes de mercado, comerciales financieros, estadísticos, entre otros.
6.5 Administrar la relación con sus visitantes, clientes y/o compradores, proveedores, contratistas, trabajadores y demás personas asociadas y/o partícipes de Coffees & Stories, With Lau Perdomo (LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA), buscando mantener una constante comunicación, remitiendo a los números telefónicos, correos electrónicos, direcciones físicas, plataformas de mensajería instantánea, virtuales y digitales, redes sociales, vía mensaje de texto (SMS-MMS) o cualquier medio de contacto que se haya proporcionado, cualquier clase de información asociada a productos comerciales, promociones, publicaciones, emprendimientos, mercadeo, ventas de productos o servicios y demás actividades y acciones inherentes a los objetivos y propósitos principales.
6.6 Potencializar seguidores, clientes, visitantes, compradores, proveedores.
6.7 En caso de requerirse podrá llegar a consultar la capacidad y el comportamiento crediticio en las entidades que manejen o administren este tipo de base de datos.
6.8 Generar los reportes ante las Centrales de información mencionadas en el literal anterior respecto del comportamiento (presente, pasado y futuro) de los clientes, endeudamiento, y en especial el nacimiento, modificación, extinción de las obligaciones contraídas cuando se llegaré a formalizar algún tipo de relación comercial, y la persona natural que funge como responsable del tratamiento de datos se encuentre habilitado para realizar dichos reportes.
6.9 Hacer entrega de datos e información personal a Compañías de seguros, asesores jurídicos, proveedores de software, autoridades fiscales, subcontratistas que procesen, administren o utilicen la información, en el evento en que dichas compañías lo requieran para los fines aquí indicados, caso en el cual LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA como responsable advierte al encargado sobre la necesidad de proteger dicha información personal y conservar la obligación de confidencialidad sobre la misma;
6.10 Realizar el proceso de selección y vinculación de trabajadores, clientes, proveedores y contratistas, empleando para ello las diferentes páginas de consultas de antecedentes judiciales, de responsabilidad disciplinaria, fiscal y de medidas correctivas, entre otros que se consideren pertinentes.
6.11 Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:
7.1 Conocer, actualizar, rectificar, y suprimir sus datos personales frente a LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para su tratamiento. PARÁGRAFO.- Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a todos los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 7.2 Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando se exceptué expresamente por la ley; 7.3 Ser informado respecto del uso que se le dará o se ha dado a sus datos personales;
7.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación aplicable sobre el tratamiento de datos personales,
7.5 Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades.
7.6 Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA se abstendrá de comercializar, divulgar, publicar, los datos personales, salvo que exista autorización expresa para hacerlo, o sea necesario para cumplir las funciones y obligaciones que estén en cabeza de LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA – Coffees & Stories With Lau Perdomo, con ocasión a la relación laboral, contractual o comercial establecida entre las partes.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El titular se compromete a actualizar preferiblemente una vez al año la información personal y a reportar de manera inmediata cualquier novedad sobre la misma, en los diferentes canales de atención dispuestos por LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA. Lo anterior cada vez que ocurra por ejemplo cambios en los datos de contacto (teléfono fijo, celular, dirección, correo electrónico) o en otra información que se considere relevante.
PARÁGRAFO TERCERO: El titular deberá suministrar copia simple de su documento de identificación para hacer efectivo los derechos, o el de aquella persona que represente en sus derechos, adjuntando el respectivo soporte jurídico de dicha representación.
PARÁGRAFO CUARTO: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA recolectará, almacenará, usará y/o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de conformidad con las disposiciones que al respecto puedan ser aplicables, así como los objetivos, propósitos y/o finalidades que justifican el Tratamiento de dicha información.
En tal sentido, obrará en concordancia con los deberes, obligaciones y relaciones legales o contractuales que tengan los titulares de la respectiva información, a efectos de analizar y determinar si estos deben permanecer o no en las bases de datos.
8. DEBERES: LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA, se compromete a cumplir los deberes establecidos en la normatividad referente al tratamiento de datos personales, cuando actúe de la siguiente manera:
8.1. Como Responsables del Tratamiento:
8.1.1 Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data;
8.1.2 Solicitar y conservar, en las condiciones aquí previstas, copia de la respectiva autorización por el titular;
8.1.3 Informar claramente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada y el uso que se le dará a sus datos personales;
8.1.4 Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8.1.5 Actualizar la información de los titulares y rectificarla cuando sea incorrecta;
8.1.6 Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información;
8.1.7 Procurar que los principios de legalidad, finalidad, libertad veracidad o calidad, , transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y la confidencialidad de los términos establecidos en la política;
8.1.8 Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular, e informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violación a la seguridad de las mismas y cuando existan riesgos en la administración de la información;
8.1.9 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de industria y comercio.
8.2 Como encargada del tratamiento de datos personales, cuando llegare a efectuar el tratamiento en nombre de otra persona natural o jurídica que igualmente sea responsable del tratamiento, deberá:
8.2.1 Garantizar al titular, el ejercicio del derecho de Hábeas Data;
8.2.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8.2.3 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; la actualización de la información reportada por los Responsables del Tratamiento se debe efectuar dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
8.2.4 Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la legislación aplicable;
8.2.5 Registrar en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la normatividad aplicable;
8.2.6 Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
8.2.7 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
8.2.8 Permitir el acceso a la información únicamente de las personas que pueden tener conocimiento de ella;
8.2.9 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
8.2.10 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de llevar a cabo la recolección de información y datos personales; LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA solicitará autorización al titular del dato, para su recolección y tratamiento, comunicando la finalidad de su obtención, a través de medios virtuales, servicios web, orales o escritos que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. (Modo de obtener la autorización).
10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El titular del dato personal o quien lo presente podrá allegar su petición, queja o reclamo al correo electrónico lau@coffeesandstories.com. Esta queja será resuelta por el responsable encargado de manejar los datos del titular según la calidad en la que éste actúa, de acuerdo a sus diferentes líneas de negocio (seguidor, comprador, cliente, proveedor, contratista, empleado, etc).
La petición, queja o reclamación deberá contener la identificación del titular, los fundamentos fácticos con los cuales soporta la misma, datos de contacto, como dirección, teléfono y correo electrónico junto con los documentos anexos que consideren importantes. Si se presenta la información incompleta o inexacta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición, queja o reclamo para que corrija o complete la misma, precisando que, en caso de que transcurran dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información requerida, se entenderá que éste ha desistido de la petición.
Dicho requerimiento será atendido dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha en que se recibió con la información completa y correcta. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término ante mencionado.
11. MANEJO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA VINCULACIÓN DE TRABAJADORES, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
En caso de que la marca Coffees & Stories with Lau Perdomo (LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA) realice la contratación de personal, ya sea por medio de contrato de trabajo o prestación de servicios, así como la selección de aquellas personas naturales o jurídicas que puedan proveer y/o suministrar algún tipo de bien o servicio, se tendrá en cuenta lo siguiente:
▪ Se podrá realizar la consulta de vacantes disponibles a través de las diferentes bolsas de empleo, validando las hojas de vida de los postulantes, quienes previamente han conocido las políticas sobre el manejo de datos e información personal establecidas por dichas entidades. Para tal efecto LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA llevará a cabo previamente los trámites que sean necesarios para el acceso a las plataformas dónde la respectiva bolsa de empleo tenga dispuesta dicha información.
▪ En las redes sociales, plataformas digitales o canales de comunicación de la marca Coffees & Stories, With Lau Perdomo, se dispondrá un espacio en el que pueda consultarse la presente política de tratamiento de datos personales, para que las personas interesadas en remitir su hoja de vida verifiquen los términos y condiciones y suscriban en tal caso la autorización de dicho tratamiento.
▪ Dando cumplimiento al principio de finalidad, LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA eliminará de sus medios tecnológicos y físicos la información y datos de aquellas personas que NO fueron escogidas para formar parte del personal de trabajo, proveedores o contratistas.
▪ Contrario a lo anterior, de aquellas personas naturales o jurídicas seleccionadas para prestar algún servicio, labor, suministrar bienes, o realizar algún convenio o actividad conjunta, LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA almacenará toda la información y datos personales obtenidos, brindando seguridad especialmente a la información contentiva de datos sensibles. Lo anterior, salvo requerimiento u orden judicial que exija el suministro de la misma, así como por autorización expresa del titular de la información.
▪ Finalizados los vínculos contractuales y/o laborales, independientemente de cualquier causa, LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA conservará la documentación o archivos digitales relacionados con los respectivos datos e información personal, desde el proceso de selección y hasta la terminación del respectivo vínculo, garantizando las medidas de seguridad y de limitación al uso de está, especialmente por los datos sensibles que allí se puedan contener.
▪ Para los casos de PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA únicamente manejará y tratará los datos personales de aquellos, en vista de la relación comercial a contraer o contraída, sin sobrepasar la finalidad de analizar, evaluar, seleccionar y ejecutar los contratos u órdenes de servicio que se materialicen entre la LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA y su marca, con los respectivos titulares de la información que integren al proveedor y contratista.
▪ Concluida la relación comercial se destinará el almacenamiento de esta información, únicamente para efectos de mantener los soportes de cumplimiento o incumplimiento por las partes en la relación comercial, salvaguardando los datos que al respecto puedan considerarse como sensibles.
Los proveedores y contratistas aceptan que LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA solicite datos e información de sus empleados, especialmente aquellos que sean necesarios para el correcto desarrollo del servicio contratado y análisis de seguridad por la participación que los empleados del proveedor o contratista tengan dentro de los servicios contratados, sin exceder el ámbito objetivo o de seguridad que justifique dicho filtro.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LAURA DANIELA PERDOMO IBARRA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros de información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
13. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIONES: La versión No. 1 de esta política entra en vigencia a partir del 22 de Noviembre de 2021, informando de manera oportuna cualquier cambio o modificación que se genere respecto, a través de los diferentes canales de comunicación dispuestos, entre ellos redes sociales, página web, así como la dirección de correo electrónico: lau@coffeesandstories.com
Fecha de revisión y aprobación: 22 de noviembre de 2021
